Når en ansatt ikke leverer

Først: hva slags sak er dette?

De fleste ledere hopper rett til spørsmålet om oppsigelse. Det er nesten alltid for tidlig, og det er som regel feil spørsmål. Start med å avgjøre hvilken av tre saker du faktisk står i, for de krever helt ulike tiltak.

Kompetanse

Den ansatte vil, men kan ikke. Da er tiltaket opplæring, tettere oppfølging eller endrede oppgaver. Skyldes problemet manglende kompetanse, vil fravær av opplæring eller annen rimelig oppfølging kunne svekke grunnlaget for en oppsigelse.

Kapasitet

Den ansatte kan og vil, men rekker ikke. Da er tiltaket å se på arbeidsmengde, prioritering og bemanning. Dette kan være en organisatorisk sak forkledd som en personalsak, og bør ikke behandles som et rent spørsmål om vilje før arbeidsgiver har undersøkt arbeidsmengde, prioriteringer og rammebetingelser.

Adferd eller vilje

Den ansatte kan, men gjør det ikke — eller opptrer på en måte som ikke er akseptabel. Dette er den av de tre der en personalsak med tydelige forventninger, eventuell advarsel og i siste instans oppsigelse typisk kan være riktig spor.

Hva loven krever

Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold, jf. arbeidsmiljøloven § 15-7. Saklighetsvurderingen er konkret, og den endelige avgjørelsen i en tvist ligger hos domstolene. Loven oppstiller ingen firepunktstest — men ved oppsigelse begrunnet i arbeidstakerens forhold bør arbeidsgiver som utgangspunkt kunne dokumentere blant annet fire ting:

1. At forholdet er tatt opp

   Den ansatte skal ha fått vite at det er et problem, i klare ord, fra sin leder. Ikke antydet, ikke sagt til noen andre.

2. At forventningene er gjort tydelige

   Hva skal være annerledes, konkret nok til at begge parter kan se om det skjer. «Skjerpe seg» er ikke en forventning.

3. At den ansatte har fått en reell mulighet

   Nok tid, nødvendig opplæring og de rammene som skal til. En mulighet på papiret som aldri kunne lykkes, teller ikke.

4. At oppfølgingen er dokumentert underveis

   Notater fra samtalene, med dato, hva som ble sagt og hva som ble avtalt. Skrevet mens det sto på — ikke rekonstruert etterpå.

Drøftingsmøtet

Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte — med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, jf. arbeidsmiljøloven § 15-1. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte skal drøftes.

Møtet skal holdes før beslutningen er tatt. Et møte som i realiteten bare er en orientering om en beslutning som allerede er tatt, oppfyller ikke formålet med drøftingen — og det pleier å framgå av referatet.

Arbeidstakeren kan altså velge bort møtet. Men valget er arbeidstakerens, ikke arbeidsgiverens, og det bør noteres at det ble tilbudt.

Formkravene — der saker faktisk ryker

Selv en velbegrunnet oppsigelse kan bli kjent ugyldig på formfeil alene. Oppsigelsen skal være skriftlig, og leveres personlig eller sendes rekommandert til arbeidstakers oppgitte adresse.

Etter arbeidsmiljøloven § 15-4 skal oppsigelsen dessuten opplyse om:

• retten til å kreve forhandling og reise søksmål
• retten til å fortsette i stillingen
• fristene for å kreve forhandling, reise søksmål og fortsette i stillingen
• hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist

Er oppsigelsen begrunnet i virksomhetens forhold, skal den også opplyse om fortrinnsrett. Tilhører arbeidsgiver et konsern, skal den opplyse om hvilke foretak som inngår i konsernet — et krav som kom inn 1. januar 2024.

Derfor bør et oppsigelsesbrev ikke skrives fritt fra bunnen av. Innholdet er lovregulert, og § 15-4 gir en konkret sjekkliste over opplysninger som skal med.

Om advarselen

Arbeidsmiljøloven kapittel 15 oppstiller ikke noe krav om skriftlig advarsel før oppsigelse. Men i praksis kan en skriftlig advarsel være viktig dokumentasjon på at punkt én og to over faktisk er oppfylt. Uten skriftlig dokumentasjon kan det bli vanskeligere for arbeidsgiver å sannsynliggjøre at arbeidstakeren fikk tydelige forventninger, at problemet ble tatt opp, og at vedkommende fikk en reell mulighet til å forbedre seg.

En advarsel er heller ikke en formalitet på vei mot oppsigelse. Den er et forsøk på å gjøre forventningen tydelig og gi den ansatte en reell mulighet til å rette opp forholdet. Blir forholdet faktisk rettet, har dokumentasjonen gjort jobben sin.

Og reaksjonen må stå i forhold til det som har skjedd. Forholdsmessighet inngår i saklighetsvurderingen: en kraftig reaksjon på et lite forhold er vanskelig å forsvare, uansett hvor godt den er dokumentert.

Det beste tidspunktet å begynne

Mange tror dokumentasjon er noe man lager når man har bestemt seg for å avslutte arbeidsforholdet. I praksis er det motsatt: dokumentasjon som er laget etter beslutningen, bærer preg av det, og den leses slik av alle som vurderer saken i ettertid.

Den dokumentasjonen som veier tyngst, er den som ble skrevet mens du fortsatt forsøkte å få det til å gå bra. Det er også den som oftest gjør at saken aldri ender med oppsigelse — fordi tydelige forventninger og reell oppfølging løser flere saker enn de avslutter.

Det beste tidspunktet å starte dokumentasjonen på, er den dagen utfordringen oppstår. Ikke den dagen du mister tålmodigheten.